Pour un fonctionnement optimal certaines opérations sont à respecter :
Les grilles papier doivent être imprimés et pas photocopiés. Le risque de ne pas procéder ainsi, est d'avoir des grilles qui ne sont pas "droites" et qui devront être repises manuellement. La procédure conseillée est de faire imprimer la grille par le Service Reprographie en spécifiant qu’il s’agit d’un examen papier.
Les grilles papiers doivent comporter uniquement les croix associées aux réponses et les informations personnelles demandées.. Toute autre trace sur une grille risque d'entrainer en travail de reprise manuel à l'issue de son importation. Le grilles ne doivent pas comporter de traces d'agrafe, de tâches, de trait de stylo ou de dessin en dehors des cases. Il est important également de sensibiliser les étudiant·e·s dans ce sens.
Pour scanner les grilles, il est important de respecter des lots d'environ 30 copies, de préférence sur des scanners dédiés (se rapprocher de la scolarité . Les
documents doivent être scannés en format image (Jpeg, TIFF, PNG).